Hoy tu oportunidad de inscripciones está centrada en contar con un poderoso proceso de captación online de alumnos, ¿ya lo tienes?

 

En los últimos meses he trabajado con muchos colegios que no estaban preparados para captar alumnos en formatos virtuales, lo que ha provocado una baja considerable en sus acostumbrados números de inscritos a la fecha.

¡Claro! Muchos ya hacían publicidad en Facebook o Instagram, pero yo hablo de la parte que sigue. Estos medios digitales son para ATRAER interesados, pero, una vez los empujas a pedir informes… ¿qué sigue?

La captación online de alumnos ya era una realidad antes de la contingencia, pero hoy en día es prácticamente el proceso más seguro y preferido por el mercado.

Tu sitio web, tu diferenciación y tu estrategia para ser encontrado en las búsquedas es imperativo, pero una vez te encuentren y te evalúan como una de sus opciones… ¿qué sigue?

 

Qué hicieron la mayoría de los colegios con su proceso de captación.

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Muchos colegios empezaron a improvisar este proceso ofreciendo informes telefónicamente, por Messenger o Whatsapp y en el mejor de los casos entrevistando a padres vía Zoom y aplicando exámenes con Google Forms.

Pero la realidad es que, en su mayoría, no les dio tiempo de organizarse adecuadamente para generar una experiencia digital satisfactoria para las personas interesadas en el siguiente ciclo escolar.

¡Cuidado! No los estoy criticando, son uno de los negocios más afectados con esta contingencia, ya que tuvieron que reaccionar en muchos frentes al mismo tiempo para seguir ofreciendo educación.

Mi intensión, más bien está dirigida a señalar que es momento de replantear estas medidas inmediatas que se tomaron y desarrollar un proceso de captación online de alumnos más poderoso, que marque la diferencia y genere experiencias satisfactorias en sus leads, aterrizando más aspirantes e inscripciones.

Para empezar, tu proceso de captación online de alumnos debería responder las siguientes interrogantes que un padre de familia o alumno se hace al estar buscando una institución educativa hoy en día:

  • ¿Cómo elegir un colegio sin poder visitarlo, verlo físicamente?
  • ¿Cómo le muestro el colegio a mi hijo/a? ¿Qué hago para saber si le gusta?
  • ¿Cómo evaluar opciones digitalmente? ¿Cómo lo comparo con otros colegios?
  • ¿Cómo hablar con una persona y no sólo mensajearme? ¿No sé usar Zoom o Skype?
  • ¿Cómo entender claramente su oferta educativa?
  • ¿Cómo entender claramente sus costos?
  • ¿Cómo sentirme segura de inscribir a mis hijos sin conocer el colegio, a su gente, a sus maestros?
  • ¿Cómo van a dar clases para el nuevo ciclo escolar? ¿Cuándo empieza?
  • ¿Tienen plataformas digitales para dar clases online?

 

La clave de tu captación online esta, en responder de forma natural todas estas interrogantes, otorgando seguridad al tener todas las respuestas preparadas e integradas en tus informes.

 

Secretos de la Captación Online de Alumnos 

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En este artículo te quiero compartir únicamente los dos secretos que he encontrado trabajando con colegios todos estos meses de contingencia que han sido la diferencia entre tener aspirantes e inscritos y no tenerlos, ambos secretos radican en el proceso de captación online.

Estas dos variables han marcado la diferencia en los colegios en los que exitosamente estamos trabajando en sus inscripciones para el ciclo agosto 2020, te hablo de hechos comprobados, no teoría.

Y aplican a todos los grados: kínder, primaria, secundaria, preparatoria y universidad, por supuesto, cada uno con sus variaciones según el grado o incluso la carrera.

1. Visita Virtual del Colegio

Las preguntas que se hacen actualmente tus posibles clientes son: ¿Cómo elegir un colegio sin poder visitarlo, verlo físicamente? ¿Cómo le muestro el colegio a mi hijo/a? ¿Qué hago para saber si le gusta?

Conocer un colegio antes de inscribirse formaba parte VITAL del proceso de inscripción, tanto para el cliente potencial, como para el mismo colegio. Para el primero era la oportunidad de ver las instalaciones, su seguridad, ubicación, etc., así como probar la atención y la cultura organizacional que se respira.

Para el colegio, era la principal oportunidad de enamorar al cliente potencial, para dar a conocer sus mejores cartas. ¿Qué hacer ahora? Sin duda, tienes que crear procesos nuevos que ayuden a tus potenciales prospectos a responder las anteriores preguntas.

Crea un Recorrido Virtual de tu Colegio. Entiendo que por las prisas muchas instituciones hicieron videos caseros con fotos desde sus celulares de aulas, canchas y laboratorios, pero ya es momento de ponerse serios. Debes invertir URGENTEMENTE en un recorrido virtual de calidad.

¡Aquí puede estar la decisión más importante de tu proceso!

Piensa en una visita virtual para padres y alumnos, es decir, cada uno de estos buscará ver cosas diferentes, mientras los padres buscarán seguridad y tecnología, los alumnos podrían buscar cómo se ven tus salones o las áreas de juego o recreo.

Cubre en tu recorrido ambas necesidades o incluso mi recomendación es que crees uno institucional y otros por secciones más dirigidos a los alumnos.

Estos videos deben formar parte de tu kit de promoción ya mismo.

2. Entrevista de Informes donde explicas tu Oferta y Costos

En esta parte del proceso también están la fase de ofrecer información más detallada del colegio a las personas que visitaban tus instalaciones. Ahora debes preparar esta información en sesiones de informes virtuales.

Las preguntas que se hacen actualmente tus posibles clientes son: ¿Cómo hablar con una persona y no sólo mensajearme? ¿Cómo entender claramente su oferta educativa? ¿Cómo entender claramente sus costos? ¿Cómo van a dar clases para el nuevo ciclo escolar? ¿Cuándo empieza?

Lo primero es evaluar los mejores canales a tu alcance para llevar a cabo entrevistas virtuales con los clientes potenciales: ¿Zoom, Skype, Google Meet, FaceTime, Messenger? Las opciones son muchas.

Mi recomendación es que busques las más seguras, pero también las más cómodas para tus clientes potenciales. No todos los padres de familia son muy tecnológicos y quizá no se acomoden con Zoom, tal vez prefieran una video llamada por Whatsapp o Messenger.

Trabaja con varias opciones y que sean tus clientes quienes puedan elegir el medio de los que propongas.

Piensa en dichas sesiones como un Webinar, es decir, tienes que prepararlas, el principal error que estoy encontrando en los colegios es que estas entrevistas o sesiones las llevan a cabo como una llamada cualquiera, sin material preparado o estructura.

Crea tus sesiones como si fueras a dar una conferencia, es decir, crea un guion, prepara una presentación visual de impacto, incluye el video del recorrido virtual correspondiente y ten listos los formatos de solicitud de informes e inscripción al examen de admisión listos.

Un ejemplo de la estructura de tu entrevista o sesión de informes:

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Agendar cita para ofrecer información, invitando que estén los padres o el padre y el alumno interesado, hazlo formar parte del proceso desde el inicio, el posible alumno es al que debes buscar enamorar más.

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Solicitar que te llenen un Formato de Informes para poder preparar la entrevista que puedes crear en Google Forms o en plataformas más visuales como Typeform. Te lo deben enviar antes de la cita, incluso puedes decirles que es indispensable para poder agendar la cita.

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Preparar la entrevista con la información que te proporcionó, donde seguro preguntaste el grado de interés y los motivadores más importantes a la hora de elegir un colegio. Arregla tu guion de entrevista según las necesidades e Insights mostrados en el formato que te enviaron.

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Crea una Presentación modular, para que puedas ajustarla y personalizar su orden para cada cliente potencial.

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El día de la entrevista tienes que enviarle un recordatorio por email o whatsapp a la persona que agendo la cita unas horas antes, incluso puedes hacerlo un día antes, es una costumbre digital muy importante.

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Entra a la sesión ya teniendo preparado todo, la presentación, tu guion, formatos, etc.

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Comparte tu pantalla o la presentación si no hay forma de mostrar tu pantalla, es importante que tengas el video encendido, la gente quiere VERTE, así que nada de no mostrarte. La idea es que se sienta lo más formal y real posible.

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Tu presentación debe estar ajustada a un tiempo máximo de 5 a 10 min, en términos digitales solemos tener poco tiempo o distraernos con mayor facilidad.

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Temas a enfatizar en tu presentación: filosofía, modelo educativo, seguridad ante contingencia, tecnología implementada para dar clases virtuales actualmente, escenarios que ya tienes preparados para el regreso a clases mixto, virtual o presencial, maestros, materias que te hacen diferente, ubicación e instalaciones.

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Finaliza con las promociones y los costos, que se vean una consecuencia lógica a todos los beneficios anteriores.

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Añadido a esto, invita a una sesión de preguntas al final para que puedas resolver todas las dudas de tu prospecto.

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El objetivo de estas sesiones o entrevistas es llevarlos a la siguiente fase de tu proceso: el examen de admisión. Así que debes explicar muy bien cómo funciona, qué evalúan y cómo se lleva a cabo. Trata de comprometerlos a una fecha específica de aplicación y entrégales el link para que puedan llenar ya una Solitud de Inscripción, así como todos los documentos que requieres para seguir el proceso. Así debes cerrar estas entrevistas.

Desafortunadamente los colegios no se toman muy en serio este proceso de personalizar las citas de informes sin darse cuenta, que pierden muchas oportunidades.

Es más trabajo, cierto, pero ¿quieres más alumnos, ¿no? Cuesta más la publicidad que desperdicias al llevar gente a tu colegio y perderla por no dar informes oportunamente, por dar una entrevista de informes genérica por teléfono o por no contar con el material de apoyo necesario para impactar.

Cabe mencionar, que en algunos colegios se están ofreciendo visitas presenciales personalizadas. También las podrías implementar, sólo cuida que sean con todos los protocolos de seguridad e higiene posibles.

Conclusiones

Realmente creo que la adecuación de estos dos elementos en tu proceso de captación online de alumnos no solo es una solución por la situación actual, creo que es un proceso que llego para quedarse.

Los colegios que lo vayan perfeccionando tendrán más oportunidades de captación de alumnos ahora, y mejor reputación para ciclos siguientes.

Espero que esta información te sea de ayuda y por lo menos te deje más claro cómo puedes reforzar tu proceso para captar más alumnos. ¡Aún tienes tiempo! Los ciclos normales de inscripción cambiaron, se están atrasando y aún veremos inscripciones masivas de nuevos ingresos en los meses de agosto y septiembre, incluso octubre.

Cualquier duda, con gusto contáctame, en mi negocio nos especializamos en Marketing Educativo desde hace más de 20 años, será un placer ayudarte con asesoría o coaching a implementar todo tu proceso de marketing, captación y admisión en formatos digitales.

¡Yeah! Mucho éxito.

 

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