Los promotores escolares son las personas dentro de tu institución educativa responsables de ofrecer información sobre tus programas. ¿Será suficiente esto hoy en día?
Los promotores escolares deben ir más allá de proporcionar solo informes y más bien deben ofrecer una experiencia memorable con tu institución.
No es lo mismo dar informes que enamorar a un prospecto escolar.
Con la competencia de hoy, cada vez más agresiva en el sector educativo público y privado, dar informes es una acción que se queda corta si lo que buscas es superar tus metas de captación de alumnos.
Por ello, mi recomendación es generar una estrategia clara para enamorar a las personas que contactan a tu institución en tu proceso de captación. Y para ello lo primero que vas a necesitar es tener personal 100% capacitado como promotor escolar.
La práctica de poner a la secretaria, al asistente o a la maestra que tiene tiempo libre a dar información mecánicamente cuando visitan tu institución, o cuando te escriben un email o te preguntan por redes sociales ya es completamente obsoleta y te hace perder desde hoy mismo muchas oportunidades de captación.
Un promotor escolar debe ser una persona que vaya más allá de dar información, tus promotores escolares deben ser personas comprometidas y capacitadas para ofrecer una experiencia total de tu institución educativa.
Hay mucho que platicar sobre los promotores escolares, sin embargo, en este artículo quiero enfocarme a enfatizar primero que nada a que entiendas que debes de dejar de dar informes y empezar más bien a enamorar a las personas interesadas con tu colegio; y en segundo lugar quiero dejarte claro que el primer paso para lograr eso es tener a promotores escolares 100% capacitados con respecto a tu marca, filosofía y estrategia comercial.
¿Te suena? ¡Vamos por ello!
La Diferencia entre Dar Informes y Enamorar
Dar información es proporcionar la información básica que a tú institución le favorece proporcionar a las personas interesadas en tus programas. Es decir, es hablar de modelo educativo, inscripción, planes de estudio y quizá promociones ¿cierto?
Entregas esta información por el canal que te lo solicitan y listo… esperas que se encuentren interesados, en algunos colegios darán seguimiento, que consiste en llamadas o mensajes de ¿alguna duda? ¿sigues interesado? ¿cuándo vienes a realizar el examen?
Dar información es tener preparados tus discursos o mensajes y mecánicamente proporcionarlos por igual a todo aquel que te pide información. Cuando visitan tus instalaciones, sigues el mismo proceso con todos, agregas una visita a las instalaciones y ofreces tu mejor sonrisa. ¡Eso es todo!
¿Te suena eso a lo que hace tu institución actualmente? Bien, déjame decirte que a menos que esas personas ya estén sumamente convencidas de tu oferta educativa, hoy en día se te irán muchas oportunidades por este tipo de acciones tan comunes y mecánicas.
No es que estén mal, quiero aclararlo. Es solo que hoy en día ya no es suficiente.
Enamorar a una persona interesada en tu institución, va más allá de sólo proporcionarle esta información básica, va de personalizarle esa información, va de mostrar un GENUINO INTERÉS por conocer sus necesidades y situación, para darle la información más pertinente que le permita entender cómo tus programas pueden ayudarle a resolver el problema que busca resolver y cómo la puede beneficiar directamente.
¿Tendrá las mismas necesidades un alumno que entra a 1° de primaria que a 2° de primaria? Si tu respuesta inmediata es SI, por favor piénsalo de nuevo. Un alumno que ingresa por primera vez a la primaria requiere de otro tipo de apoyos y lleva otro tipo de contenidos en su plan de estudios que el que va a entrar a 2° grado. Y éste, tiene otro tipo de consideraciones, ya que entra en un grado intermedio donde ya se crearon de forma natural grupos de amigos y tanto como maestros, como directivos ya tienen una idea más clara de cada alumno, así que seguramente necesitará apoyo para integrarse y sentirse cómodo en su nueva escuela. ¿Me entiendes? ¿Sigues pensando que es lo mismo, que tienen las mismas necesidades?
Si queda claro que sus necesidades son distintas… ¿por qué le ofreces la misma información a ambos cuando te la solicitan? Y la realidad es que así lo hacen la mayoría de los colegios, no es hasta tratar temas como documentos oficiales u otras especificaciones que se aborda la información que proporcionas de forma diferente.
Esto no es enamorar, es dar informes.
Para ENAMORAR, debes PERSONALIZAR la información que proporcionas, basada en las inquietudes e intereses particulares de cada persona o familia que te pide información sobre tus programas.
Con todos los colegios con los que trabajo outsourcing o coaching implementamos un formato que pedimos nos contesten antes de dar información alguna, en el que preguntamos directamente, según el tipo de institución o programa que se esté ofreciendo:
¿Qué es lo más importante para usted? Clasifique por orden de importancia, donde uno es el menos importante.
- Excelencia Académica
- Instalaciones
- Tutorías con Padres
- Sistema Bilingüe
- Formación en Valores
- Grupos Reducidos
Aquí integramos el diferencial del colegio y las demás ventajas competitivas que ofrecen sus programas.
Estas respuestas nos permiten definir de entrada cómo debemos PERSONALIZAR la información que les enviamos por cualquier medio. Obvio que también les preguntamos el grado de interés, edad, género y número de integrantes de la familia. Todo esto nos ayuda a darnos una idea general de lo que requieren.
La gente verdaderamente interesada en tu oferta educativa se tomará el tiempo de responder para recibir información, aquellos que sólo estén pescando precios no te responderán y tu lo agradecerás ya que no quieres perder tiempo con ellos.
Este tema de ENAMORAR, por supuesto, que da para mucho más, pero no me quiero extender en exceso. Solo quiero dejarte esta idea para que puedas revisar tus procesos de informes actuales y darte cuenta cómo debes mejorarlos a través de la PERSONALIZACIÓN.
¡Claro que esto requiere más trabajo! Pero si buscas una buena captación en esta época digital, llena de competencia y con poca diferenciación entre colegios, debes elegir orientar mejor tus procesos para incrementar la experiencia de tus prospectos.
Ahora bien, nada de esto sirve si no tienes a las personas adecuados y sobre todo bien capacitadas para proporcionar esta EXPERIENCIA PERSONALIZADA y MEMORABLE con tu marca.
¿Cómo debes preparar a tus promotores escolares?
Es muy usual que los dueños de colegios y escuelas depositen la captación de alumnos en sus promotores sin darles una efectiva inducción de su trabajo al comunicar la marca, el mensaje central de la institución o la diferenciación con respecto a otros colegios o universidades.
En su mayoría los propietarios se concentran en explicarles qué se vende (programas y modelo educativo), cuánto cuesta, dónde se ubican y cómo se cobran.
Es decir, la inducción que le dan a sus empleados se centra en la operación y gestión de la inscripción/admisión, quedando de lado los aspectos del servicio, mensajes centrales, discursos de venta, experiencia del cliente, etc. y todo se centra a las técnicas específicas para captar, agilizar la admisión o quizá algunas directrices de sonreírle al cliente.
La falta de una adecuada inducción en tus promotores escolares te puede provocar perder muchas oportunidades de captación, posicionamiento y de que te refieran.
Te invito a que integres en tu inducción los siguientes 12 aspectos para que tus promotores escolares tengan más posibilidades de tener éxito en tu captación de alumnos.
12 aspectos en los que debe estar capacitado tu promotor escolar
1. Storytelling.
Comparte con tus promotores la historia de tu institución, sensibilízalos con respecto a tus metas y sueños, una historia bien contada inspira a todos.
2. Diferenciación de Oferta.
Tienen que tener muy claro qué hace a tu institución diferente a otras, ayúdales con mensajes centrales a explicar tu institución de forma coherente y consistente.
Y un diferencial no es nivel académico, formación integral o atención personalizada, ¡cuidado! Esto lo ofrecen todos y es lo mínimo que un cliente busca. ¿Qué te hace realmente diferente? No lo sabes ¡ojo! Esto también puede estar provocando tu falta de captación de alumnos.
3. Filosofía de la Institución.
Déjales muy claro el marco en el que se mueve tu institución, sus valores, forma de pensar, personalidad y políticas.
Deben integrarse a tu cultura educativa, vivirla y manifestarla en todo momento, deben ser un ejemplo de ella que se proyecte cada vez que tienen contacto con prospectos.
4. Historia detrás de cada programa o servicio.
Enséñales a captar alumnos con soluciones, beneficios y emociones. Que dejen de vender información.
Crea guiones o guías que les ayuden a entender cómo enfocar sus discursos de captación.
5. Campañas Publicitarias y Canales de Informes.
Comparte con ellos siempre tus campañas publicitarias, tu estrategia de marketing, para que estén al tanto de todo esto. Y déjales muy claros cuáles son los canales por los que se están promocionando para que estén listos para monitorear las solicitudes de información.
6. Enséñales a conocer a sus prospectos antes de dar información.
Es vital que aprendan a tomarse su tiempo y recabar información vital del prospecto para poder ofrecerles información PERSONALIZADA y más pertinente para su caso en particular. Que dejen de dar informes de forma mecánica y que den informes a cada persona.
7. Discursos de Captación.
No obvies lo que tus promotores deben decir para captar o atender, déjalo por escrito. Y que cada uno de ellos lo personalice según su estilo, pero que respeten todos los contenidos, y enséñales cómo PERSONALIZAR estos discursos por grado o programa, por tipo de familia, por intereses o necesidades detectadas, etc.
La clave recuérdalo es la PERSONALIZACIÓN de estos discursos para cada prospecto y sus propias necesidades y situación.
Elabora discursos de captación para cada programa o grado escolar, recuerda que cada uno es una oferta educativa diferente y cubre necesidades diferentes. No te hablo de hacer folletos para cada grado de primaria, pero si tener guiones de captación diferentes para cada grado, en los que enfatices los beneficios de tus programas específicamente en dichos grados.
8. Promociones Escolares.
Establece de forma clara las promociones de precio autorizadas en tu institución, déjalas claras en términos de porcentajes, becas, fechas de inicio y término, así como sus términos y condiciones. Recuerda dejar todo por escrito a tus promotores escolares.
Esta información les dará libertad de trabajar de forma independiente y no tener que recurrir a la gerencia o dirección por autorizaciones aisladas.
9. Cierre de Experiencia de Informes.
Crea un cierre de informes memorable, deja que tus prospectos se vayan con un buen sabor de boca, y lograr esto sólo está en las manos de tu personal.
Puedes regalar contenido de valor como artículos o videos si te pidieron informes por redes sociales, o puedes obsequiar un ebook de mucho valor a los que te fueron a visitar para pedir informes o te llamaron por teléfono. Es decir, regala algo que sea de valor en términos de contenido para tus prospectos, que no se lo esperan, se inscriban contigo o no lo hagan.
10. Administración de Clientes.
Que no dejen ir a nadie de tu institución sin pedir sus datos, no importa el programa o ciclo escolar en la que estén interesados. Crea tarjetas o plantillas sencillas para pedir información antes de atender de forma PERSONALIZADA a un prospecto. Y cuidad registrar esta información en tu CRM o en un Excel como mínimo.
11. Seguimiento y Fidelización.
Acostumbra a tus promotores escolares a dar más de sí mismos, que se encarguen también de dar seguimiento a los informes, y a mantenerse en contacto con prospectos mediante campañas de email marketing.
12. La actitud genuina de servicio lo es todo.
En el proceso de toma de decisión de un colegio uno de los factores más decisivos es la percepción de servicio y atención que SIENTEN las personas. Tus promotores escolares deben estar genuinamente comprometidos en atender las necesidades de información de cada posible alumno o familias, y creme cuando te digo que, si no es genuino el servicio proporcionado, nos damos cuenta.
Invierte en buscar personas ya orientadas al servicio desde que estás reclutando para el puesto de promotor.
Como siempre espero que esta información te sea útil, estaré encantada de que me dejes tus comentarios.
Un gusto compartir contigo… ¡Yeah!
OTROS ARTÍCULOS DE MARKETING EDUCATIVO:
- Marketing Digital para Instituciones Educativas
- 5 Tácticas poderosas para captar alumnos en redes sociales
