Mega Guía para Crear tu Proceso de Admisión Digital

Un atractivo proceso de admisión digital te ayudará de forma contundente a la captación de alumnos para tu colegio ¿ya lo tienes?

El proceso de admisión digital debe ser una de tus prioridades a pulir en estos momentos. Entiendo que al principio hayas improvisado, pero la realidad es que este formato digital llegó para quedarse en la mayoría de las instituciones educativas del mundo.

En los últimos meses he trabajado con muchos colegios que no estaban preparados para captar alumnos en formatos virtuales, lo que ha provocado una baja considerable en sus acostumbrados números de inscritos a la fecha.

Ante la contingencia sanitaria que vivimos, las familias se guardan en sus casas y evitan salir en lo posible, así que buscar colegio ya se terminó de convertir en un proceso online, donde antes se llevaba a cabo por comodidad, ahora se le suma la seguridad.

Tu sitio web, tu diferenciación y tu estrategia para ser encontrado en las búsquedas es imperativo, pero una vez te encuentren y te evalúan como una de sus opciones… ¿qué sigue?

Debes mostrarles un proceso de admisión digital claro, simple y seguro para que den el siguiente paso. Aquí está radicando la diferencia de contar con aspirantes o sólo visitas a tu web.

Índice de Contenidos:

Los colegios y su proceso de admisión digital

Muchos colegios, como dije antes, empezaron a improvisar este proceso ofreciendo informes y entrevistando a padres vía zoom, aplicando exámenes con Google Forms y pidiendo a los interesados pasar a pagar a su institución o mediante transferencias bancarias.

Pero la realidad es que, en su mayoría, no se organizaron adecuadamente para generar una experiencia digital satisfactoria para sus aspirantes.

¡Cuidado! No los estoy criticando, son uno de los negocios más afectados con esta contingencia, ya que tuvieron que reaccionar en muchos frentes al mismo tiempo para seguir ofreciendo educación.

Mi intensión, más bien está dirigida a señalar que es momento de replantear estas medidas inmediatas que se tomaron y desarrollar un proceso de admisión digital más poderoso, que marque la diferencia y genere experiencias satisfactorias en sus aspirantes, aterrizando más inscripciones.

Consideraciones para tu proceso

Para empezar, un proceso de admisión digital debería considerar las siguientes interrogantes que un padre de familia o alumno se hace al estar buscando una institución educativa:

• ¿Cómo elegir un colegio sin poder visitarlo, verlo físicamente?
• ¿Cómo le muestro el colegio a mi hijo/a? ¿Qué hago para saber si le gusta?
• ¿Cómo evaluar opciones digitalmente? ¿Cómo lo comparo con otros colegios?
• ¿Cómo hablar con una persona y no sólo mensajearme? No sé usar zoom.
• ¿Cómo hacer un examen de admisión desde mi casa? ¿Cómo me evalúas si no estoy físicamente presente haciendo el examen?
• ¿Cómo entender claramente su oferta educativa?
• ¿Cómo entender claramente sus costos? ¿Dónde y cómo tengo que pagar?
• ¿Cómo sentirme segura de inscribir a mis hijos sin conocer el colegio, a su gente, a sus maestros?
• ¿Cómo van a dar clases para el nuevo ciclo escolar? ¿Cuándo empieza?
• ¿Tienen plataformas digitales para dar clases online?

 La clave de un proceso de admisión digital bien planeado estará en responder de forma natural todas estas interrogantes, otorgando seguridad al tener todas las respuestas preparadas e integradas en el funnel de captación, desde que te piden informas, hasta que los llevas a que paguen la inscripción.

¿Vemos cómo lo hacemos?

Cómo crear un proceso digital poderoso

Empecemos desglosando un proceso de admisión tradicional en la mayoría de los colegios y universidades, para entender cómo debemos adaptarlo a un entorno digital.

Mapeo de Admisión Tradicional

Te recomiendo que sea lo primero que trabajes, si es que no tienes el proceso ya definido.

Esquematiza todos los pasos por los que pasan tus contactos antes de convertirse en prospectos, aspirantes y finalmente en inscritos.

Para hablar el mismo idioma, quiero aclarar que en marketing educativo nosotros trabajamos con los siguientes conceptos para facilitar la definición de estrategias y estadísticas:

Una vez aclarado esto, veamos el proceso de admisión tradicional.

1. Informes

Tradicionalmente, esta fase del proceso está orientada a ofrecer información de tu colegio por todos los canales que tengas abiertos.

Enviar folletos con tu oferta educativa y explicar tu sistema. La idea es empujar a las personas a que visiten tu colegio.

2. Visita al Colegio

Una vez visitan tu colegio, vuelves a explicar tu oferta educativa de forma más detallada, incluyes formatos de informes donde recolectas datos de las visitas, realizas recorridos por la institución y hasta incluyes entrevistas con directoras o maestras que pueden ayudarte a cerrar más la captación.

Los materiales usuales en esta fase son la folletería, artículos promocionales, formatos para registro de datos, videos institucionales y presentaciones en power point, pdf u otras plataformas.

Aquí el papel de los promotores escolares es vital para hacer que la experiencia del cliente sea superior que la competencia y refleje la filosofía del colegio.

3. Manejo de Ofertas y Costos

En la anterior fase de visita al colegio, se despliega como mencioné, la explicación detallada de tu oferta educativa y es generalmente, el momento donde sueltas tus precios de inscripción, colegiaturas, becas y financiamientos.

Muy importante que tengas esta información bien preparada para ser clara y atractiva a tus familias o alumnos interesados.

Aquí el material más usual son las hojas de precios, promociones de temporada, sistema de becas o financiamiento, así como información de los costos adicionales del colegio, tales como: uniformes, papelería, seguro escolar, libros, actividades extracurriculares y otros.

4. Examen de Admisión

La mayoría de los colegios a partir de primaria incluyen un examen de admisión en su proceso, también llamado diagnóstico.

Las personas que entran a esta etapa están más convencidas de tu proyecto y ya forman parte de tu lista de aspirantes, que debe cuidar con mayor interés pues son las que tienen más posibilidades de ser alumnos.

Generalmente, estos exámenes son académicos y psicométricos que se deben realizan en un espacio espacial dentro de la institución monitoreados por maestros o directivos.

En esta fase es en la que más colegios se han visto en problemas ante un escenario virtual.

5. Cita de Resultados

La entrega de resultados es variada por institución e incluso por grado, algunas veces es presencial y otras veces por vía telefónica o hasta publicadas en un email o página web.

En lo personal, considero que deberían darle más importancia a esta parte del proceso, ya que es importante retroalimentar correctamente a los padres o alumnos sobre sus resultados, es una oportunidad ENORME para mostrar la filosofía del colegio y terminar de enamorar a los aspirantes con una experiencia formativa y emocional poderosa.

6. Inscripción

La siguiente fase, honestamente es la que siempre obvian en los colegios, y se reduce a perseguir a los aspirantes para que hagan su pago de inscripción.

Honestamente deberían considerar estrategias más personalizadas de valor para ir cerrando estos pagos que sólo llamadas solicitando que paguen.

Si se dio una buena información de costos, los padres deberían tener muy claro en esta etapa todos los pagos que deben hacer, tales como inscripción, solicitud de becas, uniformes, útiles y papelería. Así como los diferentes medios que tienen para realizar dichos pagos.

Siempre encuentro en los colegios poco claros estos pasos, muy embrollados que terminan por molestar a nuevos y actuales padres/alumnos.

7. Inducción Alumnos y Padres

Por último, en nuestro proceso de admisión deberías considerar una poderosa inducción. La admisión no termina con la inscripción, termina hasta llegar al primer día de clases, sobre todo en nuevos ingresos.

Aquí debes estar considerando ir entregando a tus inscritos toda la información que requieren para saberse mover en tu colegio, desde procesos, hasta metodología de trabajo, maestros, planes de estudio, salón de clase, instalaciones, horarios, servicios, etc.

Además de preparar buen material con toda esta información para padre y alumnos, siempre recomiendo un evento especial para cada uno de ellos antes de iniciar las clases para que el primer día no sea estresante para los nuevos.

Mapeo de un Poderoso Proceso de Admisión Digital

Ahora que ya tenemos claro cómo debería ser un proceso de admisión tradicional, la idea es compartirte todo lo que tienes que tomar en cuenta para convertirlo en un proceso de admisión digital que además de efectivo, contribuya a ser una experiencia genial para tus clientes, una que los haga elegirte a ti frente a la competencia.

1. Informes Digitales

Las preguntas que se hacen actualmente tus posibles clientes son: ¿Cómo evaluar opciones digitalmente? ¿Cómo lo comparo con otros colegios?

En este punto lo primero que tienes que hacer es revisar a fondo tu sitio web, debes ver con otros ojos la información que proporcionas, ya que en base a ella se tomará casi al 100% la decisión de continuar o no un proceso de admisión contigo.

Sin entrar en mucho detalle técnico o incluso de marketing, te dejo la lista de los contenidos más importantes a incluir o revisar en tu sitio ya mismo.

2. Visita Virtual al Colegio

Las preguntas que se hacen actualmente tus posibles clientes son: ¿Cómo elegir un colegio sin poder visitarlo, verlo físicamente? ¿Cómo le muestro el colegio a mi hijo/a? ¿Qué hago para saber si le gusta?

Conocer un colegio antes de inscribirse formaba parte VITAL del proceso de inscripción, tanto para el cliente potencial, como para el mismo colegio.

Para el primero era la oportunidad de ver las instalaciones, su seguridad, ubicación, etc., así como probar la atención y la cultura organizacional que se respira.

Para el colegio, era la principal oportunidad de enamorar al cliente potencial, para dar a conocer sus mejores cartas.

¿Qué hacer ahora? Sin duda, tienes que crear procesos nuevos que ayuden a tus potenciales prospectos a responder las anteriores preguntas.

Recorrido Virtual

Piensa en una visita virtual para padres y alumnos, es decir, cada uno de estos buscará ver cosas diferentes, mientras los padres buscarán seguridad y tecnología, los alumnos podrían buscar cómo se ven tus salones o las áreas de juego o recreo.

Cubre en tu recorrido ambas necesidades o incluso mi recomendación es que crees uno institucional y otros por secciones más dirigidos a los alumnos.

Estos videos deben formar parte de tu kit de promoción ya mismo.

3. Entrevista de Oferta y Costos

En esta parte del proceso también están la fase de ofrecer información más detallada del colegio a las personas que visitaban tus instalaciones.

Ahora debes preparar esta información en sesiones de informes virtuales.

Las preguntas que se hacen actualmente tus posibles clientes son: ¿Cómo hablar con una persona y no sólo mensajearme? ¿Cómo entender claramente su oferta educativa? ¿Cómo entender claramente sus costos?

Lo primero es evaluar los mejores canales a tu alcance para llevar a cabo entrevistas virtuales con los clientes potenciales: ¿Zoom, Skype, Google Meet, FaceTime, Messenger? Las opciones son muchas.

Mi recomendación es que busques las más seguras, pero también las más cómodas para tus clientes potenciales.

No todos los padres de familia son muy tecnológicos y quizá no se acomoden con Zoom, tal ves prefieran una video llamada por Whatsapp o Messenger.

Trabaja con varias opciones y que sean tus clientes quienes puedan elegir el medio de los que propongas.

Piensa en dichas sesiones como un Webinar, es decir, tienes que prepararlas, el principal error que estoy encontrando en los colegios es que estas entrevistas o sesiones las llevan a cabo como una llamada cualquiera, sin material preparado o estructura.

Crea tus sesiones como si fueras a dar una conferencia, es decir, crea un guion, prepara una presentación visual de impacto, incluye el video del recorrido virtual correspondiente y ten listos los formatos de solicitud de informes e inscripción al examen de admisión listos.

Estructura de una Entrevista

Un ejemplo de la estructura de tu entrevista o sesión de informes:

• Agendar cita para ofrecer información, invitando que estén los padres o el padre y el alumno interesado, hazlo formar parte del proceso desde el inicio, el posible alumno es al que debes buscar enamorar más.

• Solicitar que te llenen un Formato de Informes para poder preparar la entrevista que puedes crear en Google Forms o en plataformas más visuales como Typeform. Te lo deben enviar antes de la cita, incluso puedes decirles que es indispensable para poder agendar la cita.

• Preparar la entrevista con la información que te proporcionó, donde seguro preguntaste el grado de interés y los motivadores más importantes a la hora de elegir un colegio. Arregla tu guion de entrevista según las necesidades e Insights mostrados en el formato que te enviaron.

• Crea una Presentación modular, para que puedas ajustarla y personalizar su orden para cada cliente potencial.

• El día de la entrevista tienes que enviarle un recordatorio por email o whatsapp a la persona que agendo la cita unas horas antes, incluso puedes hacerlo un día antes, es una costumbre digital muy importante.

• Entra a la sesión ya teniendo preparado todo, la presentación, tu guion, formatos, etc.

• Comparte tu pantalla o la presentación si no hay forma de mostrar tu pantalla, es importante que tengas el video encendido, la gente quiere VERTE, así que nada de no mostrarte. La idea es que se sienta lo más formal y real posible.

• Tu presentación debe estar ajustada a un tiempo máximo de 5 a 10 min, en términos digitales solemos tener poco tiempo o distraernos con mayor facilidad.

• Temas a enfatizar en tu presentación: filosofía, modelo educativo, seguridad ante contingencia, tecnología implementada para dar clases virtuales actualmente, escenarios que ya tienes preparados para el regreso a clases mixto, virtual o presencial, maestros, materias que te hacen diferente, ubicación e instalaciones.

• Finaliza con las promociones y los costos, que se vean una consecuencia lógica a todos los beneficios anteriores. Añadido a esto, invita a una sesión de preguntas al final para que puedas resolver todas las dudas de tu prospecto.

• El objetivo de estas sesiones o entrevistas es llevarlos a la siguiente fase de tu proceso: el examen de admisión. Así que debes explicar muy bien cómo funciona, qué evalúan y cómo se lleva a cabo. Trata de comprometerlos a una fecha específica de aplicación y entrégales el link para que puedan llenar ya una Solitud de Inscripción, así como todos los documentos que requieres para seguir el proceso. Así debes cerrar estas entrevistas.

Desafortunadamente los colegios no se toman muy en serio este proceso de personalizar las citas de informes sin darse cuenta que pierden muchas oportunidades.

Es más trabajo, cierto, pero ¿quieres más alumnos, no? Cuesta más la publicidad que desperdicias al llevar gente a tu colegio y perderla por no dar informes oportunamente, por dar una entrevista de informes genérica por teléfono o por no contar con el material de apoyo necesario para impactar.

Cabe mencionar, que en algunos colegios se están ofreciendo visitas presenciales personalizadas. También las podrías implementar, sólo cuida que sean con todos los protocolos de seguridad e higiene posibles.

4. Examen de Admisión Digital

Las preguntas que se hacen actualmente tus posibles clientes son: ¿Cómo hacer un examen de admisión desde mi casa? ¿Cómo me evalúas si no estoy físicamente presente haciendo el examen?

Como te comenté anteriormente, esta fase es una de las que más problemas a causado en los colegios, por que sus procesos estaban al 100% orientados a un examen presencial escrito supervisado por un maestro o director.

¿Cómo hacerlo virtualmente? ¿Cómo asegurarnos de que no copian o de que otra persona lo aplica?

Bueno, sin duda debemos ser creativo y conceder el beneficio de la duda, ¿no?

Lo primero es que le des una buena revisada a tus exámenes, que en muchas ocasiones pueden ser extremadamente extensos. Reinventa tu forma de evaluar a un posible nuevo alumno según tu perfil de ingreso.

¿Hace falta un muy largo examen? ¿No bastan sus calificaciones actuales o un reporte de su escuela de procedencia?

Simplifica tu examen de admisión

La simplificación de los exámenes es la clave en un proceso virtual, al mismo tiempo que la estructura de las secciones y las preguntas mismas que les hagas. Lo que buscas es comprobar el nivel que sus calificaciones actuales ya te deberían demostrar, ¿no?

Que tus mejores pedagogos trabajen en construir un nuevo y renovado examen de admisión, que sea más simple y…. que se adapte a un entorno digital, es decir, que preferentemente se concentre en preguntas de opción múltiple o cerradas, dejando las abiertas para evaluar conceptos muy específicos, más de personalidad u opinión.

De la misma forma, debes ser creativo con tus exámenes psicométricos, estos ya abundan desde hace muchos años en plataformas digitales, así que serán los menos problemáticos de adaptar.

Ahora bien, la herramienta es la clave, hay plataformas que te permiten la aplicación de exámenes cronometrando los tiempos de respuesta, protegiendo los envíos únicos y haciendo más formal y menos difícil “hacer trampa” digamoslo así, tales como: Google forms, ExamTime, Quizizz, Testmoz y Thatquiz, entre otras.

Busca una aplicación que permita responder fácilmente desde cualquier computadora, sistema y dispositivo móvil.

Aprovecha también esta fase para terminar de recolectar todos los datos que te falten de su Solicitud de Inscripción y documentos.

5. Cita Virtual de Resultados

Las preguntas que se hacen actualmente tus posibles clientes son: Una vez soy aceptado ¿qué sigue? No conozco el colegio ¿Me inscribo, realmente ya les pago? ¿Y si la situación empeora y no puedo pagar?

Esta fase me parece una de las más valiosas y no usadas mucho por los colegios para cerrar su captación de forma extraordinaria.

En este proceso de admisión digital, recomiendo que implementes igual que en la sesión de informes, una cita online con video, en la que cites al padre y al alumno, importante que hagas formar parte del proceso al alumno.

Presenta los resultados, genial que fuera la directora de sección para que los padres y alumnos se sientan más cerca del colegio, mejor atendidos y dentro de un proceso formal.

Aprovecha esta cita para explicar los resultados del alumno, enfatizando lo positivo y cómo la metodología del colegio le ayudará a potenciarlo aún más, así como a resolver sus áreas de oportunidad que también es importante le menciones.

Añade en tu presentación una explicación detallada del proceso siguiente, y no hablo sólo del pago esperado, hablo de su inducción, de uniformes, de actividades previas al inicio a clase, de cómo los irán informando una vez inscritos sobre las decisiones de inicio de clases ante la contingencia.

Dales seguridad, información y los pasos que siguen, esto reducirá el estrés a equivocarse y los hará sentirse seguros.

6. Inscripción Online

Las preguntas que se hacen actualmente tus posibles clientes son: ¿Cómo sentirme segura de inscribir a mis hijos sin conocer el colegio, a su gente, a sus maestros? ¿Dónde y cómo tengo que pagar? ¿Útiles y Uniformes?

La parte del pago es importante que también la tengas cubierta en formato digital: PayPal es una opción que ya debes considerar seriamente, por supuesto transferencias electrónicas directas, pago con tarjetas de crédito, y según tu segmento de mercado, hasta depósitos en Farmacias y Oxxo.

La situación económica no esta bien para muchas familias, trata de optimizarles los gastos lo más posible en lo que se pueda: uniformes, libros, papelería y todo lo que puedas ahorrarles.

Por supuesto, especifica estos ahorros y hasta ponles un límite de tiempo, es decir, coméntales que es únicamente por este ciclo escolar.

Mi recomendación, es que una vez que pase la entrevista de resultados, les hagas llegar un Kit de Inscripción, en el que proporciones toda esta información con mucha claridad y por escrito. Indica fechas, métodos de pago, cuentas de depósito, links de pago, etc.

Añade detalles de uniformes, libros y papelería, no esperes hasta que paguen para hacerlos sentir seguros del paso que están por dar al comprometerse a pertenecer a tu comunidad al pagar la inscripción. Trátalos ya como parte de tu familia educativa.

Ideal que pudieras enviarles por correo incluso este Kit de Inscripción, hasta con un artículo promocional especial, como un pin o una agenda. ¡Esto te ayudará a cerrar inscripciones!

Para el seguimiento del pago de la inscripción, te recomiendo un funnel de valor, no sólo llamadas que te recuerden que tienes que pagar o pierdes tu lugar. ¡Cuidado! El tema del dinero es de lo más sensible ahora mismo.

Funnel de Valor

Ejemplo de un funnel de valor para el cierre de tus inscripciones:

• Envío de Kit de Inscripción vía email.
• Envío de Kit de Inscripción vía correo directo.
• Llamada para dar seguimiento a la recepción del Kit de Inscripción y cualquier duda.
• Envío email de video con testimonios de alumnos actuales dirigido al aspirante.
• Envío email de video con testimonios de padres de familia actuales dirigido a papás.
• Llamada para dar seguimiento a cualquier duda sobre la forma de pago.
• Envío de email con información pertinente sobre situación de la contingencia.
• Envío de email recordando las promociones de precio que se tienen en el colegio.

Última llamada de seguimiento de pago.

7. Inducción Online para Alumnos y Padres

Las preguntas que se hacen actualmente tus posibles clientes son: ¿Cómo van a dar clases para el nuevo ciclo escolar? ¿Cuándo empieza? ¿Tienen plataformas digitales para dar clases online?

Por último, después de que hagan el pago de la inscripción es importante que sigas en contacto directo con ellos. Hazles llegar ahora un Kit de Inducción para padres y otro para el alumno.

Cada uno con información pertinente y útil. Incluso aquí también te recomiendo el envío de una playera o gorra al alumno que lo haga sentir ya parte de tu equipo. Reduce con estos detalles el miedo a haberse equivocado contigo.

Inducción a Padres

¿Qué debe contener un Kit de Inducción a Padres? Información de adquisición de uniformes, papelería o libros, si aplica. Fechas tentativas de inicio de clase, reglamentos y políticas.

Añade un calendario de pagos, así como los teléfonos de contactos del colegio y hasta de la sociedad de padres de familia. Si cuentas con Escuela para Padres, puedes mostrarles dónde entrar a los cursos para padres online que ya tengas.

INDUCCIÓN de ALUMNOS

¿Qué debe contener un Kit de Inducción a Alumnos? Para ellos, prepara información dependiendo de la sección, una carta de la directora dando la bienvenida, otra de su próxima maestra o titular explicando su forma de trabajo.

Información de sus posibles horarios, materias y actividades. Si tienes juegos o conferencias grabadas en tu plataforma online puedes compartirla para que se empiecen a familiarizar con la misma.

OTRAS CONSIDERACIONES

Importante que mantengas canales digitales abiertos con ellos para informarlos de las noticias de inicio a clase, etapa de regularización y cualquier otra cuestión sobre la contingencia sanitaria.

Tengo colegios que ya están planeando su inducción a padres en formato Webinar, al igual que para los alumnos de nuevo ingreso. ¡Es genial que los hagas sentir parte de tu colegio lo antes posible!

Claro que estos no sustituyen lo que vayas a planear para el primer día de clase presencial, mixta o digital que tengas que implementar al inicio de tu ciclo escolar.

Conclusiones

Realmente creo que la adecuación del proceso de admisión digital no es una solución por la situación actual, creo que es un proceso que llego para quedarse.

Los colegios que lo vayan perfeccionando tendrán más oportunidades de captación de alumnos ahora, y mejor reputación para ciclos siguientes.

Espero que esta información te sea de ayuda y por lo menos te deje más claro todos los elementos que debes tomar en cuenta para mejorar lo que seguro ya implementaste de forma apresurada ahora mismo.

Cualquier duda, con gusto contáctame, en mi negocio nos especializamos en Marketing Educativo desde hace más de 20 años, será un placer ayudarte con asesoría o coaching a implementar todo tu proceso de marketing, captación y admisión en formatos digitales.

¡Yeah! Mucho éxito en educar a la próxima generación que nos ayudará a tener un mundo más responsable, auténtico y mejor.

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