La captación de alumnos ya no es tan simple como antes, la competencia es mayor, los padres y/o alumnos pueden visitar muchísimos más colegios con un solo clic y no hay gran diferenciación de oferta entre cada clic, ¡todos parecen ofrecer lo mismo!
¿Qué puedes hacer para mejorar la captación de alumnos? Sin duda, ser más profesional a la hora de implementar el marketing para la captación y retención de alumnos, y al mismo tiempo ser más creativo e innovar constantemente a la par de las exigencias de tus públicos objetivos.
Cuando ayudo a mis clientes en esta meta específica, ya que el marketing educativo abarca más allá de la captación, nos focalizamos en tres aspectos principales, que te compartiré a continuación. ¿Vamos allá? Yeah.
Marketing para la Captación de Alumnos
La Captación de Alumnos es un proceso, no son acciones aisladas.
Todo lo que hagas para lograr más inscripciones debe estar alineado con tu estrategia de diferenciación, el conocimiento profundo de tus clientes y usuarios, así como de una imagen corporativa poderosa.
Omitir o suponer esta información en tu institución puede significar tu falta de éxito o tu indiscutible camino a no lograr todas tus metas. ¿Ya lo tienes? ¿Conoces bien a tus clientes y usuarios? ¿Sabes exactamente por qué te prefieren a la competencia? ¿Sabes lo que hace a tu institución 100% diferente a tu competencia? ¿Tienes claro cuál es el mensaje central de tu institución, con el que estás posicionando tu marca?
Sin una estrategia clara de diferenciación y segmentación, corres el peligro de que todas tus acciones tácticas de marketing terminen siendo esfuerzos aislados que no contribuyan al posicionamiento de tu marca y a no lograr metas de inscripción de forma sistemática.
No puedes hacer marketing educativo sin tener claridad: ¿Quién es tu cliente ideal, tu segmento? Y ¿Qué te hace único ante sus ojos y la competencia con la que te compara?
Antes de cualquier táctica de captación debes responder esas dos preguntas.
Suponiendo que tu estrategia de diferenciación está lista y trabajada, en este artículo te quiero compartir las tácticas, prácticas y tendencias más exitosas a la hora de buscar alumnos nuevos para tu institución.
El proceso de captación de alumnos lo divido en tres fases con distintas acciones que deben trabajarse a la par y de forma congruente para que logres tus metas de inscripción. La falta de cualquiera de ellas provoca que todo tu sistema de captación se tambalee y no funcione.
- Acciones para Posicionar tu Marca
- Acciones para Captar Datos de Clientes Potenciales
- Acciones de Informes y Seguimiento a Clientes Potenciales
Una institución sin posicionamiento dificulta que sea encontrada por su público objetivo, e incluso aunque sea encontrada si no sabe nada de ella o nunca ha escuchado de ella genera desconfianza, es por ello que tu institución requiere tener acciones concretas para darse a conocer, no sólo para captar alumnos, sino para referirse a la sociedad y compartir su filosofía, logros y vida diaria.
A la par, por supuesto requieres de acciones concretas para captar personas o familias interesadas en tu oferta educativa, colectar datos y generar campañas de inscripciones en los periodos adecuados.
Por último, lo más importante es completar la experiencia que se ha tenido con tu marca ofreciendo la adecuada atención en la parte de dar información pertinente y eficaz en los distintos puntos de contacto de tu posible cliente con tu institución: email, teléfono, redes sociales, Whatsapp, Messenger y de forma presencial en tus instalaciones.
La adecuada mezcla de estos tres tipos de acciones son lo que pueden llevar a tu institución a tener mayor o menor éxito con tu proceso de captación de alumnos.
A continuación, vamos a explicar qué sucede o debería suceder en cada una de estas fases para que vayas ubicando en dónde está parada actualmente tu institución.
En cada fase te explicaré cómo trabajo con mis clientes y te daré recomendaciones generales antes de pasar al detalle de todas las tácticas.
1. Promoción Institucional
Acciones para posicionar la marca.
Si no te conocen, no generas confianza. Y hoy en día la confianza es lo que determina las ventas (inscripciones).
En las instituciones educativas, este precepto es aún más cierto. Por defecto, todos, padres o alumnos, buscamos escuelas o universidades que tengan prestigio, que ofrezcan calidad y que sean conocidas… ¿Por quién o según quién? ¡Ah! Por el mercado al que pertenecemos principalmente.
El prestigio, por supuesto, se construye con los logros de tu institución, con el impacto de tu oferta educativa y con los casos de éxito de tu comunidad: alumnos, padres y maestros, pero… ¿Comunicas todo esto? Ahí está la cuestión, ¿verdad?
Posicionar la marca de una institución educativa es más que crear campañas publicitarias para que te conozcan y visiten tus instalaciones, va de ir construyendo reputación.
Posicionar tu institución es compartir quién eres a todos tus públicos: alumnos, padres, maestros, egresados, sociedad y gobierno. Por supuesto, de la forma adecuada, en los canales adecuados y con la constancia correcta.
Es gritar tu diferencial, explicarlo, demostrarlo y contribuir con valor, según tu filosofía y modelo académico, a mejorar las vidas de toda tu comunidad.
¿Ya lo haces? Espero que sí, ya que muchos de mis clientes educativos no consideran importante invertir en su posicionamiento, hacen tantas cosas hermosas en la vida de su comunidad, impactan de tantas maneras…. Y no lo comunican.
Esta falta de comunicación provoca que a la hora de captar alumnos sean instituciones desconocidas que generan desconfianza, por muy buenas que estén sus instalaciones, por geniales que sean sus promociones de inscripción o por mucho que inviertan en Facebook Ads cada que tienen que captar alumnos.
Así que tu objetivo en esta fase es GRITAR lo que te hace única y diferente, es compartir tu filosofía, educar sobre tu metodología, y compartir tus logros y los de toda tu comunidad. De forma constante y permanente.
Debes destinar tiempo, trabajo y presupuesto para invertir de forma permanente en tu posicionamiento, a través de la correcta comunicación con tus diferentes públicos en los canales correspondientes a cada uno de ellos.
La idea es buscar que más personas te conozcan y te reconozcan de la forma en que quieres que lo hagan, y esto en el ámbito educativo, por supuesto se gana con el ejemplo y con hechos, no solo con publicidad.
Debes crear un sistema interno que te comparta o le comparta al responsable de la promoción o marketing de tu colegio todas las noticias, eventos, logros y contenidos de valor que se deben compartir con los públicos de tu institución.
Y este responsable, deberá traducir dicha información para compartirla con los públicos por los canales adecuados de forma eficaz y oportuna.
Necesitas posicionamiento para que tu reputación sea la que impulse a más recomendaciones y por ende a más inscripciones cada vez con menos presupuesto.
2. Captación de Prospectos
Acciones concretas para captar datos.
Como todo negocio, tu institución requiere prospectar, es decir, salir a buscar clientes potenciales a través de distintos canales y plataformas en busca de crear una base amplia de personas interesadas a las que se irá enamorando poco a poco hasta inscribir.
Si tu estrategia es hacer publicidad en época de inscripciones y cruzar los dedos esperando que lleguen a pedir informes sin más… ¡Estas en problemas!
El objetivo de esta fase de captación es la de recolectar datos, así de simple, requieres buscar clientes potenciales y obtener sus datos para después irlos enamorando con información pertinente y de valor en diferentes canales.
¡Ojo! Tu misión en esta fase es recolectar datos, no solo ofrecer folletos e información general en una feria, en visitas a escuelas o en redes sociales.
Sin datos no podemos dar seguimiento, no podemos enamorar a nadie.
Todas las acciones que se ejecuten en esta fase deben ir orientadas a impulsar que las personas interesadas te dejen sus datos principales: nombre, grado de interés, teléfono y email, principalmente, si puedes obtener más datos como edad, escuela de procedencia, hermanos u otros estaría genial, pero de entrada necesitamos solo esos cuatro.
¿Por qué quieres los datos? Para trabajarlos, para dar información de valor pertinente por el medio de comunicación de preferencia de cada prospecto. Para enamorarlos con buen contenido, atención personal y una experiencia inolvidable con tu marca.
Hoy en día, gracias a la tecnología y a la misma evolución que esta provoco en los consumidores, en su forma de buscar, comparar y comprar, el mayor impacto a la hora de querer captar alumnos lo observamos reflejado en los medios digitales.
Por ello, muchas de las tácticas de mayor tendencia y resultado las abordaremos en el mundo digital, y tu institución debe estar preparada, ¡ya!, para este tipo de entorno, y créeme, no solo para la captación, sino para todo tus procesos internos y externos.
Por supuesto, que también siguen siendo muy importantes otras acciones tradicionales como el networking, los medios masivos y las promociones de precio.
3. Centro de Atención Personalizada
Informes y Seguimiento estratégico.
A la par que estás trabajando tu base de prospectos, debes tener a su vez bien preparada una organizada y congruente experiencia de dichos prospectos con tu institución.
Seguramente con tu experiencia trabajando en un negocio educativo tendrás tan claro como yo que la percepción de SERVICIO lo es todo en la captación de alumnos.
¿Cómo ofreces información? ¿Qué información ofreces y en qué medios? ¿Cuál es tu funnel de captación? Es decir, qué esperas lograr una vez que consigues sus datos o te contactan.
Todo esto, aunque simple y obvio, es lo que en muchas ocasiones termina desencantando a tus prospectos, principalmente en aquellas instituciones que aún no cuentan con tanto prestigio o reputación como su competencia.
Así que tu objetivo en esta fase es preparar adecuadamente tu funnel de captación, tu mensaje central por segmento, tus discursos y guiones de informes, plantillas, folletos y todo el material del que te apoyarás para presentar tu oferta educativa y su único diferencial.
En esta fase te recomendaré acciones muy concretas para que tus promotores estén preparados y sean congruentes con los mensajes que ofrecen, así como con la filosofía de tu institución.
La percepción de calidez y sentido humano debe estar presente en todos los canales, así como el genuino interés de ayudar a las personas que están interesadas en pertenecer a tu comunidad.
Durante tu funnel de captación, también debes considerar el seguimiento a todos los prospectos que te han o has contactado. ¿Qué haces después de que alguien visitó tu colegio? ¿Qué les dices cuando les llamas o les mandas un email de seguimiento? ¿Cómo contribuyes con valor al seguimiento de su interés por tu institución?
No puedes dejar nada al azar hoy en día, la competencia es feroz. Debes dar seguimiento puntual y estratégico, lo cual no se logra poniendo a tu secretaria o asistente, solo a hacer llamadas cuando le queda un tiempo libre.
Idealmente, te recomendaré contar con un CRM, un sistema de administración de clientes. Son sistemas que hoy en día vienen en diferentes versiones, en la nube, personalizado o descargables, que te permitirán llevar un seguimiento mucho más puntual de toda tu labor de captación y admisión.
¿Qué sigue a continuación?
Una vez explicada cómo debería funcionar la captación de alumnos en una institución educativa, tomando en cuenta acciones para sus tres fases: promoción, captación de prospectos e informes y seguimiento, estás a un paso de construir una estrategia sólida e integral de captación.
La espera valdrá la pena, ya que sin tener estos conceptos bien aterrizados podrías seguir cometiendo los mismos errores de siempre, y lanzarte a utilizar tácticas aisladas que no cierren el ciclo de una experiencia extraordinaria de tus prospectos con tu marca.
Te recomiendo que hagas una pausa en esta parte y definas con claridad qué acciones estás haciendo para cada una de estas tres fases expuestas en tu institución.
Como siempre, espero te sirva esta información y me dejes tus dudas en los comentarios.
Cualquier duda, con gusto contáctame, en mi negocio nos especializamos en Marketing Educativo desde hace más de 20 años, será un placer ayudarte con asesoría o coaching a implementar todo tu proceso de marketing, captación y admisión en formatos digitales.
¡Yeah! Mucho éxito.
