¿Sabes lo importante que es saber crear una base de datos poderosa para tu negocio?
La base de datos de una empresa es el centro de su estrategia de ventas, todo gira alrededor de cómo optimizarla para estar cerca de clientes actuales y cómo aprovecharla para generar confianza en los prospectos.
En muchas empresas la conciencia de la importancia de generar una base de datos sólida con la información de clientes y prospectos no es muy arraigada, y con ello están perdiendo importantes oportunidades de optimizar presupuestos y dirigir sus campañas de forma más directa y personalizada.
“Una base de datos bien elaborada te ayudará a segmentar, optimizar y personalizar tus campañas de marketing y ventas”.
En esta guía quiero darte algunos consejos que cómo elaborar tu base de datos y de las distintas formas en que puedes aprovecharla.
Para qué te sirve una Base de Datos
Lo primero es definir para qué te puede servir tu base de datos dependiendo el giro de tu empresa, aquí algunas de las razones más importantes:
- Concentrar la información general de clientes y prospectos: nombre, teléfono, dirección, email, ciudad, etc.
- Registrar información detallada de tus clientes y prospectos, que de otra manera puede perderse con el tiempo u olvidarse. Sus hobbies, sus necesidades específicas, su personalidad, horarios de trabajo, estilo de vida, sus preferencias, etc.
- Elaborar campañas de email marketing o call center de promoción o fidelización
- Usarla como directorio para la actividad de ventas directas u online.
- Controlar la administración de ventas
- Monitorear los procesos de compra de clientes y prospectos
- Segmentar tu estrategia de marketing para elaborar mensajes y acciones más personalizadas y de mayor impacto
¿Cómo elaborar una Base de Datos?
El objetivo de una base de datos es centralizar la información de tus clientes y prospectos, reunir información segmentable, y en el mejor de los casos, llevar un record de su historial de contactos con tu empresa.
Por el momento hablaremos sólo del objetivo de la base de datos como centralizadora de información relevante de clientes y prospectos.
Debes mirar a tu base de datos como una herramienta para personalizar tu comunicación con clientes y prospectos, mientras más segmentes tus mensajes a un nicho de mercado con características similares, tendrás mayores oportunidades de conectar con él.
Olvida eso de querer llegar a todos de la misma forma, esa comunicación masiva no funciona, a menos que goces de mucho presupuesto y tiempo para lograr tus objetivos. Si no es tu caso, la mejor forma de llevar el mensaje de tu marca a clientes y prospectos es tratar de ser los más “personal” posible.
Una vez entendamos esto de la “segmentación” entenderás la importancia de la Base de Datos, ya que si la elaboramos bien, nos permitirá “segmentar” el mercado.
De forma general te voy a dejar las partes que debes considerar en tu base de datos, dependiendo de tu tipo de negocio puedes requerir mayor información.
Si tus clientes/prospectos son consumidores finales (B2C):
Datos Generales
- Nombre
- Apellidos
- Título (Sra/Sr/Lic/Ing/Dr)
- Teléfono
- Celular
- Twitter / Instagram / Otras Redes Sociales
- Dirección
Datos para segmentar
- Colonia
- Ciudad
- Estado
- Empresa en la que trabaja
- Puesto que ocupa
- Giro de la Empresa
Personalidad (También ideales para segmentar)
- Hobbies
- Preferencia Producto/Servicio (de los que tu vendes)
- Aficionado (futbol, tenis, equipo, carreras, cine, etc.)
- Nivel socioeconómico (educación, cultura, poder adquisitivo)
- Personalidad general (alegre, malhumorado, impaciente, etc.)
Si tus clientes/prospectos son otras empresas (B2B):
Datos Generales
- Nombre de la empresa
- Razón social y RFC
- Nombre del contacto
- Apellidos
- Título (Sra/Sr/Lic/Ing/Dr)
- Puesto que ocupa
- Teléfono
- Celular
- Twitter / Instagram / Otras Redes Sociales
- Página web
- Dirección
- Nombre de Secretaria o Asistente
- Apellidos
Datos para segmentar
- Colonia
- Ciudad
- Estado
- Giro de la Empresa (salud, abogados, productos de cables, software, etc.)
- Sector de la empresa (industrial, comercial o servicio)
- Tamaño de la empresa (micro, pequeña, mediana, grande)
Personalidad del Contacto principal (También ideales para segmentar)
- Hobbies
- Preferencia Producto/Servicio (de los que tu vendes)
- Aficionado (futbol, tenis, equipo, carreras, cine, etc.)
- Nivel socioeconómico (educación, cultura, poder adquisitivo)
- Personalidad general (alegre, malhumorado, impaciente, etc.)
Personalidad del Contacto principal (También ideales para segmentar)
- Tipo de empresa (nacional, trasnacional, etc.)
- Filosofía empresarial
- Personalidad (estrictos, buscan calidad, buscan mejor precio, etc.)
Ya sé que ahora estas muerto de miedo con toda la información que te estoy recomendando, no te preocupes, la realidad es que te anexe todos los campos IDEALES a tener en cuenta, pero no es necesarios que los tengas todos, dependiendo tu negocio y estrategias considera los más importantes y empieza por ahí.
Lo que sí debes saber es que mientras más información tengas de tu cliente mejores campañas puedes realizar, será más fácil optimizar tus presupuestos y por supuesto venderás más y mejor.
Recomendaciones Generales de Cómo Crear una Base de Datos Poderosa
La mayoría de las PYME empiezan a trabajar sus bases de datos en una hoja de “Excel”, esto está bien, con el tiempo se darán cuenta de todas las bondades de una Base de Datos y empezarán a querer migrar a estrategias más avanzadas como un CRM.
Por el momento hablemos de esa base de datos en Excel, ¿va? De cualquier manera estas recomendaciones también aplicarían en algunos sistemas CRM.
- Define tus campos de forma independiente para que puedas filtrar información de forma más fácil. Con esto quiero decir que ocupen una columna o campo para cada variable: nombre en una columna, apellidos en otra; calle y número en una columna y colonia en otra. Y así sucesivamente. No importa cuántas columnas generes, lo importante es que puedas filtrarlas con facilidad.
- Establece una política de captura muy rigurosa y detallada. Elige desde el inicio cómo vas a ingresar la información, ya que una falta de ortografía, una abreviación, etc. puede dificultarte la filtración de datos. Ejemplos: Todas las palabras tipo oración (primera mayúscula, las demás no), ninguna abreviación, respetar todos los acentos, etc.
- Cuida a tu Base de Datos como el material estratégico que es. No permitas que muchas personas tengan acceso al documento, solo las realmente necesarias. Sobre todo cuando trabajas en Excel, ya cuando tengas un sistema de administración de clientes (CRM) podrás otorgar de manera más fácil permisos y seguridad al contenido de tu BDD, mientras tanto… cuídala!!
- Agrega siempre un campo de Observaciones. No tienes un sistema, pero en tu Excel puedes ir anotando un poco del historial de contacto que dicho cliente/prospecto ha tenido con tu empresa, igual puedes ir registrando el último. También podrías anotar información relevante, como: no paga a tiempo, entregarle los días 15 factura, le gustan los envíos a domicilio, etc. cualquier clave que te ayude a no olvidar su forma de conectar contigo.
Sistemas de Administración de Clientes (CRM)
Esto en realidad es toda una estrategia corporativa de negocio, más que un simple software, pero si crees que tu empresa ya está preparado para profesionalizar la administración de las relaciones con sus clientes y orientar sus procesos 100% al cliente y no a la empresa, entonces aquí te dejo una lista de algunos de los mejores sistemas a tomar en cuenta, sin dejar de recalcar, que una estrategia CRM es muchísimo más que una base de datos de clientes. Si tienes dudas sobre esto, mejor llámame y con gusto te ayudaré a entender esta estrategia antes de que entres en ella.
Si te gustó este post, suscríbete a mi newsletter para recibir cada quince días consejos, tips y herramientas de marketing para PYMES. Si necesitas asesoría, capacitación o conferencia de marketing y/o social media no dudes en contactarme.
Soy Andrea Pallares, y creo firmemente que las #PYMES podemos hacer GRAN marketing. Yeah!!
Saludos
Me interesa recibir información, saludos
Me encantó tu articulo, claro, simple y con la información necesaria. Te quiero preguntar que opinas de Hubspot para manejar la base de datos de clientes, en la que muchas personas la alimentan y tienen diferentes permisos.
Hola Paola, sin duda Hubspot es una extraordinaria herramienta. Saludos!
Muy buena información, saludos.
Información de primera, muy útil gracias
Saludos.
Me. Gustaría contactar contigo para que me guies en este proceso.
Gracias
Con gusto podemos ayudarte. Mándame un email: andrea@smartupmarketing.com
Hola Andrea, Me gustaria ver como puedes guiarme par armar una base de datos de pymes , estoy apuntando a empresas que no tengan sistemas de gestion (ERP) o que no esten satisfechos con el que tienen actualemnte
gracias
Nota muy didáctica y útil, quisiera asesoría puntual, ¿como hago?
Hola Armando, con mucho gusto por favor contáctame al email de andrea@smartupmarketing.com y platicamos! Saludos!
Requiero apoyo trabajo en venta de Directv pero no logro captar la venta. Ahora por esta pandemia otros proveedores del mismo producto vende y los de mi empresa No. su apoyo por favor
Patricia
esta me gusta me gustará saber más sobre esto
NECESITO MAS ORIENTACION ESTOY empezando a formar una empresa y tengo muchas dudas quisiera que me ayudes un poquito..desde ya muchas gracias y saludos
Será un gusto ayudarlos!! Mi correo andrea@smartupmarketing.com
Hola quisiera platicar contigo, queremos implementar un CRM y vincularlo con nuestro software de facturación para comenzar a hacer IA pero no sabemos cuál proveedor podria ser la mejor opción si somos una empresa pequeña
Hola! Me gustaría una asesoría mas completa de como empezar y que se hace después de tener la base de datos de mis posibles clientes y como llegar con ellos.
Hola Feliz Tarde, me encantaría mas información y orientación estoy interesada en crear una base de datos para mi empresa pero solo se hacerla por medio de exel y quiero saber mas sobre este sistema.. gracias
Hola Andrea! Se me hizo muy interesante tu publicación pero tengo muchas dudas jajajaja… Más que nada es porque queremos renta un servicio de estos en la empresa donde trabajo pero te soy sincero creo que nadie de nosotros tenemos un panorama claro, me metí a unas de las empresas que dan este servicio pero no se si sea mucha molestia platicar sobre nuestras necesidades y saber que hacer, dejo mis datos abajo, saludos y gracias.
Hola se me hacen muy buenos comentarios, me gustaria saber como vencer el miedo a enfrentarte a posibles clientes, pero sobre todo como convencerlos, pienso que no voy a poder, sin embargo nunca he hecho la prueba de ver si puedo vender, necesito muchos tips, jejeje, estoy por comenzar un negocio de venta a negocios
Buen articulo, gracias por compartir, saludos.
Hola, muy buen articulo, quisiera que me orientaras para qeu sirve tener la base de datos y que tipo de estrategias puedo llevar a cabo con ella para optimizarla al maximo.
Muchas gracias
Lina M.
Hola Lina, con gusto escribiremos algún artículo al respecto próximamente. Saludos!
Hola está muy bueno el post, quería saber como lo puedo hacer si estoy en la etapa inicial de mi empresa de turismo, aún no tenemos clientes y estoy tratando de llegar a ellos, pero se me ha hecho muy difícil. Hay algo que me aconsejes, o de donde puedo obtener información para hacer una pequeña base de datos.
Saludos
Hola María, mucho éxito en tu nueva empresa. Puedes iniciar haciendo mucho networking, lo ideal es construir bases de datos de permiso. También puedes crear un sitio web que te permita ir generando estas bases de datos a través de suscripciones a un blog o por la descarga de material de mucho valor para tu cliente ideal. Saludos!
Hola, muy bueno el articulo muchas gracias. Me gustaria saber como crees que es la mejor forma de recoger la información de clientes activos ya que la base actual es obsoleta.
Hola Angela, si tus clientes activos ya están en tu base de datos dentro de una plataforma ESP (Mailchimp, Doppler… etc) es muy fácil checar cuáles son activos y abren tus envios, en caso contrario de tener tus bases es excel, te recomiendo que primero las subas a una de estas plataformas ESP para que esa misma herramienta te detecte los correos que ya no existen o que están bloquedaos y empieces hacer tus envío de email por ahí, para que vayas evaluando sus aperturas. La otra forma es definitivamente llamarles y actualizar a mano la lista. Saludos y mucho éxito!!!! Yeah!!!
Excelente post. Tengo una pregunta sobre uno de los crm que recomiendas. Estoy intentando integrar ZOHO y ha sido una pesadilla. ¿Tienes alguna experiencia con ellos?
Hola Mary, gracias por escribir. Bueno, Zoho en su versión gratuita efectivamene es un poco complicado, ya que tienes que adaptar tus procesos al sistema. Pero la realidad es que esto te va pasar con cualquier otro si no lo desarrollas especialmente para tu negocio, lo que es un poco costoso. Mi recomendación es que antes de adquirir uno, investigues de todas las opciones cuál se adapta más ya así como está en tus procesos. Saludos y mucha suerte, recuerda que integrar estas plataformas al incio es complicado porque no nos gusta cambiar o porque pensamos que trabajamos más, pero una vez se adapte a tus procedimientos y hábitos diarios es una MARAVILLA contar con un CRM.
Hola Andrea! Muy interesante tu post, pero me faltaria informacion de bbdd de acces, es decir como crear tu propia base de datos potente.Gracias!!
Hola Andrea,
Es bueno también crear varios formularios para poder agregar a los contactos a listas especificas es decir, suscribirse al boletín de deportes o al boletín de moda. De esta manera podrás enviar contenido relativo para cada nicho como tu dices. Yo utilizo http://www.sendinblue.com para colectar mi base de datos, segmentar listas de contactos y para enviar mis campañas marketing.
Saludos 🙂