La óptima organización del tiempo de los líderes o dueños de la empresa es clave para dar lugar a la estrategia.

La plantilla de personal que suelen integrar una PYME es generalmente muy reducida y con múltiples funciones, esto provoca que la profesionalización del marketing resulte más un problema de gestión que de estrategia en mucho de los casos, a esta situación la llamo el Efecto Bugs Bunny.

Aquellos que no tengan ni idea de que hablo les anexo el link del video de la caricatura de Bugs Bunny a la que hago mención, para que se diviertan un rato con lo que veíamos los niños el siglo pasado…. Ufff esos sonó feo. Looney Tunes:’Béisbol Bugs'(Baseball Bugs)

Es una caricatura que muestra a este personaje jugando un partido de baseball, que a falta de equipo él ocupa todos los puestos del equipo.

Efecto Bugs Bunny

Ser dueño, jefe, vendedor, administrador, recursos humanos, contador, recepcionista, conserje y operar un negocio es complicado, la cantidad de actividades desborda y finalmente no hay espacio para la estrategia ya que nos gana la operación diaria.

Inclusive cuando se cuenta con el apoyo de un equipo de personas, estas suelen estar igualmente desbordadas de actividades, asumen tareas que no les competen, o tal vez no tienen claro cuáles son sus funciones.

La mayoría de las PYME que no están creciendo tienen problemas importantes en la forma cómo organizan el trabajo diario. (Twitea esto)

La cantidad excesiva de actividades y la falta de organización en el trabajo es uno de los principales problemas que tienen las PYME que no están obteniendo resultados, así que cuando uno llega y les habla de las maravillas del marketing, más ahora del marketing online, su primera percepción y/o preocupación es ¿y quién va hacer todo eso?

Si queremos que realmente funcione una estrategia de marketing integral en una PYME, lo primero que se debe abordar y considerar es la posible solución a este Efecto Bugs Bunny.

De nada sirve proponer o generar grandes ideas de marketing si cuando llegue la operación no habrá quien las pueda ejecutar en la empresa. (Twitea esto)

Problemas que genera el Efecto Bugs Bunny

Los principales problemas de la falta de organización del tiempo del dueño y personal de la PYME son los siguientes:

• No se fija estrategia de negocio, no hay tiempo ¡tenemos que vender primero! (triste)
• No se analizan las acciones o los resultados de las mismas 
• No hay tiempo de conocer a profundidad al cliente
• Tu personal generalmente esta desmotivado y estresado lo que proyecta al cliente
• No hay inducción de la marca al persona, por lo que el mensaje de la empresa no está unificado o no es coherente con tus mensajes promocionales
• No existen métodos de prospectación que aseguren y nutran el embudo de ventas
• Seguimiento de clientes esporádico y errático, solo en el tiempo libre del personal 
• No hay tiempo de creatividad para la implementación de nuevos canales o activaciones
• No hay tiempo de prever problemas con anticipación
• No hay tiempo para la creación de nuevos productos, mejoras o innovaciones

Son muchos los problemas de fondo que esto te acarrea hoy y más con el paso del tiempo.

Algunos consejos para combatir el Efecto Bugs Bunny

Deja de correr de aquí para allá haciendo de todo en tu empresa, empieza a organizarte y a quitarte puestos de encima.

1. Lo primero que debes tener claro son los objetivos de tu empresa. ¿Misión? ¿Visión? ¿Qué quieres lograr? ¿Qué problema resuelves? ¿Qué te hace único?

2. Se consciente de los recursos de la empresa. Identifica las competencias de tu personal y aprende a aprovecharlas. También te ayudará a saber quién necesita más capacitación u acompañamiento.

3. Identifica las actividades de tu empresa. Sabes qué quieres y los recursos con los que cuentas, ahora elabora una lista de todas las actividades que debe realizar tu empresa para operar. Esto te llevará a definir procesos clave, es decir, a identificar aquellas actividades que son las MAS IMPORTANTES para lograr tus objetivos de venta, servicio, prospectación, producción, etc.

4. Delega CLARAMENTE responsabilidades. No puedes hacerlo todo tu solo, debes aprender a trabajar en equipo y admitir que no eres el único que puede hacer las cosas bien. Elige sabiamente y según las competencias de tu personal quien puede ser responsable de qué.

5. Subcontrata servicios. En el caso de que no cuentes con personal, busca ayuda externa que te permita enfocarte en actividades estratégicas y claves para tu empresa. Por ejemplo contrata a un contador, recepcionista virtual, asesor de marketing, etc.

6. Desarrolla un equipo. Mientras más tiempo le dediques a la capacitación y motivación de tu personal, más tiempo inviertes en estrategia y más resultados obtendrás. Induce en tu marca, enamóralos de tu empresa, explícales formalmente sus actividades y diles con claridad qué resultados esperas, qué tipo de servicio quieres ofrecer y qué quieres lograr. Tu personal son personas…. No esclavos. Hazlos parte de tu empresa.

7. Documenta tus procesos. Las personas pueden ir y venir de tu empresa, cuida que su funcionamiento y estructura no dependa de ello. Ve documentando tus procesos clave para facilitar la fluidez de actividades y limitar los errores. Esto también te dejara tiempo para la estrategia.

Otros consejos que pueden ayudarte a organizar tus multiples actividades en tu empresa

• Si quieres crecer tienes que invertir o tu negocio crecerá sólo hasta donde tu tiempo y capacidades mágicas multitareas te den.
• Ponte un horario de trabajo fijo aunque seas el dueño de la empresa, necesitas estructura y dar ejemplo a tus empleados.
• Organiza tu tiempo y actividades antes de iniciar tu día.
• Debes saber distinguir entre importante y urgente. Lo importante, siempre, es lo primero.
• Lleva una agenda y planea cada día tus actividades organizándolas por prioridades, para ir atendiendo lo mismo los proyectos que los pendientes.
• No te enfoques en trabajar más rápido o más horas, limítate a planificar y organizar correctamente tu trabajo.
• Aprende a delegar y a supervisar. Al delegar, ganarás productividad.
• Date mínimo una hora a la semana para evaluar lo que sucede: números, estadísticas, ventas, etc.
• Crea un canal formal de comunicación con tu personal, que sea fluido y rápido.
• Mantén siempre comunicado a tu personal de todo lo que sucede en tu empresa (lo que necesitan saber ¡claro!)
• Organiza bien tus desplazamientos y reuniones para que no pierdas mucho tiempo al día.
• Aprende a vencer la indecisión y el titubeo, lo que tienes que hacer (aunque no te guste) hazlo ya.

Como siempre espero que estos consejos te sean de utilidad, recuerda que trabajar en equipo siempre te hará crecer. Deja aquí tus dudas o comentarios. Yeah!!